AML dla instytucji płatniczych – o czym pamiętać?

Spełnienie wymogów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) to wyzwanie, które wielu przedsiębiorcom nastręcza trudności. Szczególnie, że w ostatnim czasie zauważalnie rośnie kwestia formalności po stronie instytucji obowiązanych. Skala problemu jest dobrze widoczna w wynikach kontroli przeprowadzanych przez organy nadzoru, które często kończą się nałożeniem wysokich kar finansowych. Czy każda kara jest jednak nieuchronna? Nie zawsze – warto podjąć działania minimalizujące ryzyko i przygotować się odpowiednio na kontrolę. Na co zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć problemów związanych z AML jak instytucja płatnicza? Poznaj kilka szczegółów okiem prawnika z branży Fintech. Więcej na ten temat dowiesz się właśnie w tym artykule.

Audyt wewnętrzny jako klucz do zgodności z AML

Pierwszym krokiem, który należy podjąć, jest przeprowadzenie audytu wewnętrznego w formie szczegółowej checklisty. Dzięki temu możliwe jest zidentyfikowanie potencjalnych luk i przygotowanie odpowiednich działań naprawczych. Oto najważniejsze pytania, które warto sobie zadać:

1. Czy posiadamy wdrożoną i aktualną procedurę AML? Dokumentacja musi być zgodna z przepisami i stosowana w praktyce.
2. Czy wyznaczyliśmy odpowiednie osoby zgodnie z art. 6, 7 i 8 ustawy? Jeśli struktura organizacyjna firmy tego wymaga, warto rozważyć wyznaczenie zastępcy AML oficera.
3. Czy stosujemy właściwe środki bezpieczeństwa finansowego? Szczególną uwagę należy zwrócić na relacje z klientami – po trzeciej transakcji z jednym podmiotem trzeba traktować go jako klienta w stałym stosunku gospodarczym, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami.
4. Czy posiadamy kompletną dokumentację klientów? Skany dokumentów, analiza działalności gospodarczej oraz identyfikacja branż wysokiego ryzyka są kluczowe.
5. Czy nasza ocena ryzyka jest zgodna z krajową i branżową oceną ryzyka? Instytucje płatnicze powinny postrzegać swoją działalność jako wysokiego ryzyka w kontekście AML i finansowania terroryzmu.

W tym zakresie jest to jedynie pewien wycinek kwestia, na które należy zwrócić uwagę. AML oraz kwestie związane ryzykiem finansowym to dość szeroka dziedzina i do każdej firmy należy podejść indywidualnie. W zupełnie odmienny sposób funkcjonuje AML w stowarzyszeniu, a inaczej w np. kantorze kryptowalut.

Analiza transakcji – fundament każdej kontroli

Podczas kontroli organy nadzoru szczególną uwagę zwracają na sposób, w jaki firma analizuje transakcje. Duże instytucje korzystają z automatycznych systemów analitycznych, które na podstawie predefiniowanych reguł wykrywają podejrzane transakcje i powiadamiają administratora. W mniejszych podmiotach analiza często odbywa się ręcznie, co wymaga zaangażowania AML oficera. Bez względu na metodę, każda analiza transakcji musi być udokumentowana. Dokumentacja może przyjąć formę raportu wygenerowanego przez system lub szczegółowej notatki służbowej.

Dlaczego dokumentacja ma kluczowe znaczenie?

Kompleksowa dokumentacja działań AML to nie tylko wymóg prawny, ale również najskuteczniejsza ochrona podczas kontroli. Pozwala ona także w sposób bardziej precyzyjny odpowiadać na pytania zadawane przez pracowników dokonujących kontroli w Twojej instytucji obowiązanej. Wedle mojego doświadczenia dokumentacja związana z AML powinna obejmować:

• Procedury i wytyczne stosowane w firmie,
• Raporty dotyczące transakcji nietypowych i podejrzanych,
• Dane klientów oraz ich oceny ryzyka,
• Notatki i raporty z przeprowadzonych analiz.

Brak pełnej i rzetelnej dokumentacji może być równoznaczny z nałożeniem kary finansowej. Tego z kolei chcemy zawsze uniknąć.

Jak uniknąć kar związanych z kontrolami nastawionymi na AML?

Przygotowanie do kontroli AML wymaga zarówno znajomości przepisów, jak i wdrożenia odpowiednich procedur w codziennej działalności firmy. Aby zminimalizować ryzyko kar finansowych, należy:

• regularnie przeprowadzać audyty wewnętrzne,
• sprawdzić, czy wszystkie procedury są zgodne z obowiązującymi przepisami,
• dostosować działania do najnowszych wymogów prawnych,
• w razie potrzeby skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów.

Mamy jednak świadomość, że nie każdy podmiot ma wolne zasoby ludzkie, aby przeznaczyć pracownika wyłącznie oddelegowanego do nadzoru nad AML. Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, od audytów wewnętrznych po pomoc w dostosowywaniu procedur do aktualnych regulacji. Jeśli chcesz upewnić się, że Twoja firma jest gotowa na kontrolę, skontaktuj się z nami – pomożemy Ci zminimalizować ryzyko i skutecznie przygotować się na wszelkie wyzwania. Dodatkowo możemy także wspomóc Cię w trakcie kontroli. Jeśli właśnie teraz masz kontrolę AML, podatkową czy Celno-skarbową, napisz do mnie maila, a najlepiej zadzwoń. Postaram się pomóc.