Raportowanie do GIIF

W lipcu 2023 roku na instytucje płatnicze nałożony został nowy obowiązek w zakresie raportowania danych statystycznych odnośnie AML. Obecnie miała miejsce już I tura składania raportów do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF), która objęła II kwartał. Ze względu na tę nowelizację wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców wzbudziła kwestia dotycząca prawidłowego wypełnienia formularza udostępnionego w systemie informatycznym GIIF-u. Podmioty zgłaszały zasadniczo tożsame problemy. Z uwagi na to w tym artykule postaram się udzielić odpowiedzi na najczęściej pojawiające się niejasności. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w poniższym wpisie.

Problem I – aspekty techniczne

Jednymi z problemów, z którymi musiały zmierzyć się instytucje płatnicze w czasie I tury raportowania były aspekty techniczne związane m.in. z rejestracją konta w systemie GIIF-u, dodaniem instytucji obowiązanej oraz uwzględnieniem e-podpisu. Organy przewidziały możliwość wystąpienia tego rodzaju utrudnień i w tym celu przygotowały specjalną infolinię, która pomoże w rozwiązaniu niejasności. W tym zakresie, aby system zadziałał prawidłowo, należy również wspomnieć o:

• Czyszczeniu pamięci podręcznej przeglądarki, 
• Zalogowaniu się jako administrator na urządzeniu,
• Jeśli korzystasz z komputera służbowego, wykorzystującego sieć VPN – najlepiej ją odłączyć.

Jeśli jako instytucja obowiązana do złożenia raportu z jakiegoś powodu nie masz możliwości jego wysłania – możesz outsourcować taką usługę do compliance officera lub do kancelarii prawnej, przesyłając od razu dane, które podlegają raportowaniu. Należy pamiętać, aby nie robić tego tuż przed ostatecznym terminem, gdyż dodanie nowej instytucji w systemie przez pełnomocnika także wymaga czasu. Niestety, nie ma możliwości przesłania dokumentacji w inny sposób, ponieważ platforma stworzona przez GIIF jest jedynym kanałem wymiany informacji z regulatorem.

Problem II – prowadzenie ewidencji

Problem, który został uwypuklony przez treść formularza, dotyczył prowadzenia prawidłowej ewidencji przez instytucje obowiązane. Podmioty muszą mieć możliwość skutecznego przeglądania i weryfikowania treści związanych z listą swoich klientów. Mowa tutaj np. o filtrowaniu aktywnych i nieaktywnych klientów lub takich zakwalifikowanych na niskim lub wysokim poziomie ryzyka, gdyż o to właśnie pyta regulator w treści formularza. Z uwagi na to system ewidencji musi pozwalać na sprawne przeglądanie danych.

Problem III – właściwa kwalifikacja klienta

Trzecia kwestia związana była z właściwą kwalifikacją klienta na odpowiednim poziomie ryzyka. Większość instytucji mimo dokonywania oceny ryzyka, nie posiada dokumentacji poświadczającej proces kwalifikacji klienta na danym poziomie. Mimo że formularz danych statystycznych wymaga od podmiotów, wskazania informacji ilu takich klientów z każdej katagorii posiada – należy pamiętać, że prawidłowa realizacja obowiązków AML wymaga dokumentowania całego procesu. Oznacza to, że oprócz informacji o tym, że dokonana została ocena ryzyka, niezbędne jest również udokumentowanie procesu, jak do tego doszło.

Problem III – wskazanie sumy transakcji

Kolejnym wątkiem było wykazanie sumy transakcji dla usługi przekazu oraz wpłat i wypłat gotówkowych. Skąd pojawiły się tutaj usługi przekazu? Spowodowane jest to tym, że zasadniczo przeprowadzane są one bez pośrednictwa rachunku prowadzonego dla płatnika. Z uwagi na to regulator nie ma informacji o tym, że takie transakcje mają miejsce, gdyż najczęściej dokonywane są one w gotówce. W rezultacie łączy się to z obowiązkami raportowymi względem KNF. Jednak zmienia to o tyle postać rzeczy, że instytucja płatnicza zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji wykonanych transakcji z podziałem na usługi. W tym przypadku konieczne jest wyodrębnienie przekazu pieniężnego oraz wpłat i wypłat gotówkowych.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie raportowania danych kwartalnych do GIIF?

Raportowanie kwartalnych danych statystycznych odnośnie AML jest dodatkowym obowiązkiem dla instytucji płatniczych. Nie mniej jednak, należy szukać pozytywów w tej sytuacji, gdyż jest to cenna wskazówka od regulatora wskazująca na to, w jaki sposób obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu powinny być realizowane. W gruncie rzeczy jest to kolejne cenne źródło wiedzy, gdyż oprócz komunikatów ze strony GIIF-u lub dokumentacji z przeprowadzonych kontroli, nie mamy zbyt wielu dostępnych informacji na temat interpretacji przepisów ustawy o AML. Wobec tego, jeśli masz jakiekolwiek pytania w tym zakresie – zapraszam do kontaktu.